Polityka prywatności
Obowiązuje od 05.10.2026 r. Dokument realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO) i dotyczy wszystkich osób, których dane otrzymujemy za pośrednictwem serwisu, poczty elektronicznej, telefonu lub od ich firmy.
1. Administrator danych
Administratorem danych osobowych jest Flormont sp. z o.o., ul. Hoża 29/31, 00-521 Warszawa, Polska, KRS 0001264972, NIP 7011330495. Pełne dane rejestrowe znajdują się na stronie Dane firmy.
W sprawach dotyczących przetwarzania danych prosimy pisać na adres kontakt@flormont.com lub listownie na adres spółki. Spółka nie wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD), ponieważ nie podlega obowiązkowi określonemu w art. 37 RODO.
2. Czyje dane przetwarzamy
- przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, którzy składają wniosek lub zamówienie;
- przedstawicieli i osób kontaktowych firm będących klientami: członków zarządu, osób odpowiedzialnych za zakupy, księgowych, osób odbierających towar;
- osób, które kontaktują się z nami przez formularz kontaktowy, pocztę elektroniczną lub telefonicznie;
- osób odwiedzających serwis, w zakresie technicznych danych połączenia.
Serwis nie jest przeznaczony dla konsumentów ani dla osób, które nie ukończyły 18 lat.
3. Jakie dane
- Dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, telefon, adres e-mail.
- Dane rejestrowe firmy: numer podatkowy lub rejestrowy (NIP, VAT UE, EORI, ukraiński kod EDRPOU lub RNOKPP), adres punktu sprzedaży, strona internetowa lub profil w mediach społecznościowych.
- Dane zamówień: zawartość i wartość zamówień, adresy dostaw, płatnik, historia płatności, odroczone terminy płatności, reklamacje wraz ze zdjęciami towaru.
- Korespondencja: treść zapytań i naszych odpowiedzi.
- Dane techniczne: adres IP, data i godzina żądania, rodzaj przeglądarki i urządzenia, adres strony. Zapisywane są w dziennikach serwera.
Nie zbieramy szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Prosimy nie przesyłać ich w formularzach ani załącznikach.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna (RODO) | Okres przechowywania |
|---|---|---|
| Rozpatrzenie wniosku o współpracę, weryfikacja statusu przedsiębiorcy w publicznych rejestrach | art. 6 ust. 1 lit. b: działania przed zawarciem umowy podejmowane na żądanie osoby, której dane dotyczą; w przypadku osób kontaktowych firm art. 6 ust. 1 lit. f: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na weryfikacji kontrahenta | Do nawiązania współpracy; wnioski odrzucone 6 miesięcy |
| Obsługa współpracy, przyjmowanie i realizacja zamówień, dostawa, rozliczenia | art. 6 ust. 1 lit. b: wykonanie umowy; w przypadku osób kontaktowych art. 6 ust. 1 lit. f: wykonanie umowy z firmą, którą reprezentują | Przez cały okres obowiązywania umowy |
| Faktury VAT, ewidencja księgowa i podatkowa | art. 6 ust. 1 lit. c: obowiązki wynikające z ustawy o rachunkowości, ustawy o podatku od towarów i usług oraz Ordynacji podatkowej | 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku |
| Rozpatrywanie reklamacji jakościowych | art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f: ochrona praw stron | Do rozpatrzenia reklamacji, a następnie do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
| Odpowiedzi na zapytania z formularza kontaktowego, poczty elektronicznej i telefonu | art. 6 ust. 1 lit. f: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi na zapytanie | 12 miesięcy od zakończenia korespondencji |
| Wysyłka cennika, informacji o nowych partiach i terminach zamówień e-mailem lub telefonicznie | art. 6 ust. 1 lit. a: zgoda; także zgoda, o której mowa w art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f: nasz prawnie uzasadniony interes | Do upływu terminu przedawnienia: co do zasady 2–3 lata od dnia wymagalności roszczenia, w niektórych przypadkach do 6 lat |
| Bezpieczeństwo i stabilność serwisu, dzienniki serwera | art. 6 ust. 1 lit. f: nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie przed nadużyciami | Do 90 dni |
Gdy podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (punkt 8).
5. Źródła danych
Większość danych podają nam Państwo samodzielnie w formularzach, wiadomościach i telefonicznie. Jeżeli są Państwo osobą kontaktową firmy, Państwa imię, nazwisko, stanowisko i służbowe dane kontaktowe mogła przekazać nam ta firma. Dane rejestrowe firm porównujemy z publicznymi rejestrami: CEIDG i KRS w Polsce, VIES w UE, rejestrem EDR w Ukrainie.
Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzach jako obowiązkowe nie będziemy mogli rozpatrzyć wniosku, nawiązać współpracy ani zrealizować zamówienia.
6. Odbiorcy danych
Dane otrzymują wyłącznie podmioty, którym są one niezbędne do wskazanych celów:
- dostawca hostingu serwisu i obsługi formularzy (serwery w UE);
- dostawca poczty elektronicznej: Infomaniak Network SA, Szwajcaria;
- producenci, u których ładowane jest zamówienie, oraz przewoźnicy, którzy je dostarczają: otrzymują nazwę i adres odbiorcy oraz kontakt do rozładunku;
- przedstawiciele celni, gdy towar jest wysyłany do Ukrainy;
- banki i operatorzy płatności;
- biuro rachunkowe, doradcy prawni oraz podwykonawcy IT obsługujący serwis i system zamówień;
- BunnyWay d.o.o., Słowenia: z serwerów tej spółki pobierane są czcionki serwisu, przy czym przekazywany jest adres IP, a pliki cookies nie są zapisywane;
- organy publiczne, gdy wymagają tego przepisy prawa.
Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawarliśmy umowy powierzenia przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. Danych nie sprzedajemy i nie przekazujemy do celów marketingowych innych podmiotów.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Szwajcaria (poczta elektroniczna): obowiązuje decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony.
- Ukraina: wyłącznie w przypadku zamówienia z dostawą do Ukrainy. Przewoźnik i przedstawiciel celny otrzymują dane odbiorcy niezbędne do dostawy i odprawy. Podstawa: art. 49 ust. 1 lit. b RODO, przekazanie jest niezbędne do wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą.
- Jeżeli w przypadku konkretnego podwykonawcy konieczne będzie przekazanie danych do innego państwa trzeciego, stosujemy standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską. Ich kopię można otrzymać na żądanie.
8. Przysługujące prawa
- prawo dostępu do swoich danych i uzyskania ich kopii;
- prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
- prawo żądania usunięcia danych, gdy brak jest podstaw do ich dalszego przechowywania;
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych, które zostały przez Państwa podane i są przetwarzane w sposób zautomatyzowany na podstawie umowy lub zgody;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją;
- prawo wycofania zgody w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Z wysyłki można zrezygnować, korzystając z linku w wiadomości, informując opiekuna klienta lub pisząc na adres kontakt@flormont.com.
Żądanie prosimy przesłać na adres kontakt@flormont.com. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; w sprawach skomplikowanych termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym poinformujemy. Aby nie udostępnić danych osobie nieuprawnionej, możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.
Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl, albo do organu ochrony danych w państwie UE, w którym Państwo mieszkają lub pracują.
9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i wywołują wobec Państwa skutki prawne. Rabat naliczany jest od obrotu klienta według opublikowanej skali; wniosek o współpracę i limit odroczonego terminu płatności rozpatruje opiekun klienta.
10. Bezpieczeństwo
Serwis działa z wykorzystaniem szyfrowanego połączenia HTTPS. Dostęp do danych klientów mają wyłącznie pracownicy i podwykonawcy, którym jest on niezbędny do pracy i którzy są zobowiązani do zachowania poufności. O naruszeniu ochrony danych, które powoduje wysokie ryzyko naruszenia Państwa praw, zawiadomimy bez zbędnej zwłoki.
11. Pliki cookies
Serwis nie używa reklamowych ani analitycznych plików cookies. W przeglądarce zapisywane są wyłącznie wpisy potrzebne do zapamiętania wybranego widoku katalogu i zamknięcia komunikatu o cookies. Ich wykaz i sposób usunięcia opisuje strona Pliki cookies i pamięć lokalna.
12. Zmiany polityki
Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie wraz z datą wejścia w życie. O istotnych zmianach zawiadamiamy klientów e-mailem z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.